Един от проблемите, пред който много мениджъри и собственици на бизнеси са изправени, това е намаляващата продуктивност на техните служители, която накрая води и до по-лоши резултати за самата фирма. В основата на този сериозен проблем могат да седят един или дори няколко основни фактора, заради които екипът не успява оптимално да извършва задачите си и да достигне до висока продуктивност.
За да намерят решение, първата стъпка е да открият кои са тези фактори. Едва след това идва ред да потърсят начини, с които да минимизират тяхното влияние. В тази статия сме обобщили за Вас някои от най-често срещаните причини, които пречат на служителите да достигнат висока продуктивност и идеи как да се справите с тях.
Пречка 1: Липса на добра комуникация между членовете на екипа
Добрата комуникация е от съществено значение за всеки вид съвместна дейност и подобряването на продуктивността. В случай, че липсват достъпни и лесни за използване канали, това ще направи работата в екип много по-трудна.
В даден момент служителите не знаят към кого да се обърнат, дали да изпратят имейл на колега, да му се обадят по-телефона или да му пишат в чат, а другата страна тепърва разбира, че изобщо съществува такъв проект. Подобна влошена комуникация води до пълен хаос и невъзможност задачите да се изпълняват ефективно и в кратък срок.
Как да се справите: Ако компанията Ви изпитва затруднения в комуникацията, то е необходимо да създадете по-добра организация, за да увеличите екипната продуктивност. На първо място, нужно е да изберете подходящ софтуер, който позволява служителите бързо и лесно да комуникират помежду си.
Ако работите с няколко клиенти или по няколко отделни проекта, добре е всеки един от тях да е обособен в специален канал (чат), където да участват членовете на екипа, работещи за него. Така всеки ще има възможността да следи какво се прави. И своевременно да се информира за възникването на евентуални проблеми.
Пречка 2: Неясно поставяне и разпределение на задачи
За да може екипът да действа като добре смазана машина, трябва всеки един да знае какви са неговите отговорности и как те допринасят за целия проект.
В противен случай се стига до пропуснати срокове, напрежение в последния момент или неразбрани инструкции, които създават допълнителна работа и няколко изгубени часа. Обикновено разпределението на задачите е отговорност на висшия мениджмънт на компанията. И когато той не съумее да ги разпредели ясно, това води до некачественото изпълнение.
Как да се справите: Една от успешните стратегии е компанията на внедри CRM система (Системата за управление на взаимоотношенията с клиентите), в която да бъдат отделени различните проекти, по които да се работи. Всички отговорни служители да имат достъп до нея и там да получават задачите си, с подробно описание и очакван срок за изпълнение.
По този начин по-лесно ще може да се проследи работният прогрес, а също и продуктивността на отделните служители. В случай, че задачите се издават устно, добре е те отново да бъдат описани и в писмен вид, за да не се оставя място за пропуски.
Пречка 3: Липса на ясно разписани стандарти
Стандартите са важни, тъй като те задават начина, по който отделните задачи се изпълняват. Те дават много повече яснота на служителите и могат да ги предпазят от евентуални грешки, които да забавят работния процес и да намалят екипната продуктивност.
Как да се справите: Добра идея е да създадете toolkits (наръчници) за различни аспекти от работата. Те увеличават продуктивността на екипа. В тях се описват добрите практики и как служителите трябва да постъпват в един или друг случай. Такъв може да бъде например: “Как да водите успешна имейл комуникация с клиенти”. Тези наръчници трябва да бъдат представени на всички служители и да им бъдат изпратени, за да имам постоянен достъп до тях.
Пречка 4: Служителите не получават обратна връзка
Мотивацията е в основата на добрата продуктивност и това Вашите служители да бъдат продуктивни и да вършат работата си качествено. Когато са окуражени и получат признание за добре свършената работа (похвала или бонус), това ще ги накара да се почувстват оценени и ще продължат да се усъвършенстват. В случай, че не се справят, но не получават обратна връзка, то няма как да очаквате, че нещата ще се подобрят.
Какво е решението: Старайте се служителите да получават често обратна връзка за работата си. Стимулирайте ги да работят по-качествено, като намерите начин да поощрявате доброто представяне. Поговорете със служителите, които не се справят толкова добре. Открийте какви са причините и ако е липсва на достатъчно знания, тогава може да ги изпратите на допълнително обучение.
Пречка 5: Липса на необходимата техника
Това е проблем, който също може да причини спад в продуктивността. Днес техниката е неизбежна част от всеки работен процес, особено ще се отнася до компютрите. Различните софтуери изискват все по-мощни машини, за да функционират правилно. Ако те не работят достатъчно бързо, това може да причини забавяне и на служителите.
Как да се справите: Уверете се, че служителите Ви разполагат с всичко необходимо, за да изпълняват задачите си. В случай, че се налага да подмените много устройства, но не разполагате с достатъчно средства да го направите наведнъж, вариант е да се обърнете към търговец на употребявана техника, като Izot Computers, където ще откриете търсените компютри, които да отговарят на бюджета Ви.
Още за подобряването на продуктивността на екипа, може да откриете в тази статия: “Как да повишим продуктивността на екипа си?”.
